🤖 AIとともに｜日報は、全部を書くほど伝わらなくなる。

AI日報を始める前の日報には、
その日にやったことが、かなり細かく書かれていることがありました。

誰に連絡した。
何を確認した。
どこへ行った。
何を依頼した。
その結果どうなった。

一日の出来事を全部残そうとすると、
当然、文章は長くなります。

書いている本人からすれば、
どれもその日にやった大切な仕事です。

だから、
「これも書いておこう。」
「これも抜かさないようにしよう。」
となるのだと思います。

私も、日報は詳しく書いてあるほうがいいと思っていました。

情報が多いほうが、
その人が何をしていたのか分かるからです。

でも、毎日いくつもの日報を読むようになって、
少しずつ感じることがありました。

全部書いてあるのに、
何が一番大事だったのか分からない。

一生懸命読んでも、
結局、今日何があったのかが頭に残らない。

情報が足りないのではなく、
情報が多すぎて、大事なことが埋もれていたのです。

そこでAI日報を作りました。

話した内容をAIに整理してもらい、

今日やったこと。
報告事項。
困りごと。
気づき。
次にやること。

必要な場所へ振り分けてもらう仕組みです。

これなら、
長く話してもAIが整理してくれる。

そう思っていました。

ところが、実際に使ってもらうと、
今度は反対のことが起きました。

「要約されすぎて、これでは伝わらない。」

そんな声が出たのです。

伝わるように情報を追加して、
もう一度作り直している人もいました。

それを聞いたとき、

「ああ、短ければいいわけでもないんだ。」

と思いました。

全部を書くと、
大事なことが埋もれる。

削りすぎると、
なぜそれが大事なのかが伝わらない。

必要なのは、
文字数を減らすことではありませんでした。

読む人が、
「何が起きたのか」
「何が大事なのか」
「次に何をするのか」
を分かるように残すことでした。

AI日報を作って、
私は日報そのものの目的も考えるようになりました。

日報は、
一日の行動を全部保存する記録ではありません。

少なくとも、
私が管理者の日報から知りたいのは、

どんなことが起きたのか。

そこから何を感じたのか。

何に困っているのか。

そして、次にどうしようとしているのか。

そこです。

だから、
一日が忙しかったからといって、
やった仕事を全部並べなくてもいい。

逆に、
一行で終わらせればいいわけでもない。

伝えるために必要な情報を残す。

AIは、その整理を手伝ってくれます。

でも、
「何を残せば相手に伝わるのか」
を決めるのは、やっぱり人なのだと思います。

🌱 今日の気づき

日報は、長いほど丁寧なのではありません。

全部を書くほど、
本当に伝えたいことが埋もれてしまうことがあります。

でも、短くすればいいわけでもありません。

大切なのは、
読む人が判断できる情報が残っていること。

AIに要約してもらうことで、
私は初めて、

「何を書くか」より、
「何を残すか」

を考えるようになりました。

今日も、AIとともに一歩前へ。🤖