🤖 AIとともに｜AIを使ったら、前より日報を読むようになった。

以前の私は、
部下の日報をあまり読めていませんでした。

会社で決められた日報の様式があって、

その日にやったこと。

明日やること。

そんな内容が並んでいました。

毎日書くものなので、
だんだん同じような内容も増えていきます。

読む側の私も、

「今日も同じような内容だな。」

と思ってしまう。

何日分か、
まとめて溜めてしまうこともありました。

でも、
部下からすると、

「日報には書いたんですけど。」

なんですよね。

確かに書いてある。

でも私は、
ちゃんと読めていない。

それでは、
日報を出してもらっている意味がないなぁと思いました。

そして何より、

みんなが時間を使って書いているのに、
こちらがほとんど反応しない。

そうなると、
書く側だって、

「どうせ読まれない。」

と思ってしまうと思います。

実際、
日報の内容もだんだん形式的になっていました。

その頃から、

「これって、時間の無駄だよなぁ。」

と思うようになりました。

そこでAIを使って、
日報の作り方そのものを変えました。

こちらが知りたいこと。

報告してほしいこと。

本人がその日に気づいたこと。

そういうものを書きやすい形にしていきました。

そして、
提出された日報には、
AIを使ってコメントを返すようになりました。

最初に変わったのは、
私ではなく、
書く側だったと思います。

コメントが返ってくるようになると、
少しずつ日報の内容が変わってきました。

その日にあったことを、
以前より細かく書いてくれるようになりました。

最初は、

「やりづらい。」

と言う人もいました。

AIで日報を作ること自体が珍しくて、
少し楽しみながら使ってくれた人もいました。

でも、
続けていくうちに、
今ではAIで日報を書くこと自体が
かなり当たり前になってきました。

そして、
しばらくすると、
私自身にも変化が出てきました。

AIが日報を読んで、
コメント案を作ります。

そのコメントを見たとき、

「あれ？
本人、そんなこと書いてたかなぁ。」

と思うことがあるんです。

そうすると、
もう一度元の日報へ戻ります。

「どこに書いてあるんだろう。」

と確認する。

そこで、
改めて本文を読むようになりました。

正直に言えば、

「ちゃんと読んでないんじゃない？」

と思われるのも嫌ですからね。笑

でも、
それだけでもありません。

AIが作った文章を、
自分のコメントとして返す以上、

本当にこの内容でいいのか。

本人が書いていることと、
コメントがずれていないか。

このコメントによって、
相手の判断に悪い影響を与えないか。

そこは、
自分で確認しなければならないと思っています。

だから、
AIにコメントを作ってもらうようになったのに、

結果として私は、
以前より日報を読むようになりました。

これは、
自分でも少し意外でした。

AIを入れたら、

読む時間が減る。

確認する時間が減る。

そんなふうになると思っていた部分もあったのかもしれません。

でも実際には、

AIが読む代わりに、
私が読まなくなったわけではありませんでした。

むしろ、

AIが拾った内容を見て、

「本当にそうかな。」

と確認するために、
もう一度日報へ戻る。

そんなことが増えました。

そして、
コメントもそのまま返すわけではありません。

必要なら、
自分で少し書き直します。

相手の背景を知っているからこそ、
変えた方がいいところもあります。

前にも同じことを伝えているなら、
同じコメントを返しても意味がありません。

だから、
少し言い方を変えることもあります。

そうやってやり取りを続けているうちに、

日報自体が少し変わってきたように思います。

以前は、

書く。

でも反応がない。

だから、
だんだん形式的になる。

読む側も、
読む意味を感じにくくなる。

そんな一方向のものになっていました。

今は、

書く。

コメントが返る。

すると、
書く内容が少し変わる。

読む側にも、
意味のある情報が届く。

だから読む。

そして、
またコメントを返す。

そんな循環ができてきました。

今では、
その日に現場で起きたことが、
以前よりかなり細かく日報に上がってくるようになりました。

毎日、
全員と電話で話すことはできません。

直接会って、
一人ずつ話す時間もありません。

それでも、
複数の日報を読んでいると、

一人の日報には書かれていなかったことが、
別の人の日報から見えてくることがあります。

「今日はこんなことがあったんだ。」

と、
現場の状況が以前より分かるようになりました。

私はAIを使って、

人と向き合う時間を減らしたいわけではありません。

むしろ逆です。

AIで短縮できるところは短縮する。

でも、
そこで空いた時間は、

できれば人と向き合うことに使いたい。

日報も同じでした。

AIを使ったことで、
日報を読まなくなったのではなく、

以前より読むようになった。

コメントを返せるようになったことで、
書く側も変わった。

そして、
日報がただ提出するための書類ではなく、

人と向き合うためのものに
少しずつ変わってきました。

🌱 今日の気づき

AIを使えば、
読む必要がなくなると思っていたわけではありません。

でも実際には、

AIが入ったことで、
以前より日報を読むようになりました。

コメントを返すから、
書く側も変わる。

書く内容が変わるから、
読む意味も増える。

AIで効率化したかったのは、
人と向き合う時間ではありませんでした。

AIに任せられるところを任せて、

空いた時間を、
もう一度人へ戻す。

私は、
そんな使い方をしていきたいと思っています。

今日も、AIとともに一歩前へ。🤖