生長の日々。ｰ未来へつなぐ– 
AIを仕事に取り入れようとすると、最初に考えがちなのは、
「どのAIを使えばよいのか。」
「どんなプロンプトを書けばよいのか。」
「何ができるのか。」
ということです。
私自身も、新しいAIや便利そうな機能を見つけると、つい試したくなります。
ChatGPT、Gemini、AI Note。
録音できる機器や、文字起こしができるガジェットも、いくつも使ってきました。
けれど、AIを使えば使うほど、最初に考えるべきことはAIではないのだと感じるようになりました。
大切なのは、
「今、何に困っているのか。」
を見つけることです。
私がAI日報を作ろうと思ったきっかけも、AIを導入したかったからではありません。
毎日、複数のスタッフから日報が届く。
少し確認できない日が続くと、未読の日報がたまっていく。
コメントを返せていないのに、部下は、
「日報に書いたから、上司に伝わっている。」
と思っている。
その状態に困っていました。
日報を書く人にも負担がある。
確認する側にも負担がある。
それなのに、必要な情報が十分に伝わっているとは限らない。
私が解決したかったのは、AIを使うことではなく、この困り事でした。
だから、音声で質問に答えていくと、その日の業務が整理され、日報として完成する仕組みを考えました。
さらに、提出された日報をもとに、コメントを返しやすくする方法も試しました。
ここでAIが役に立ちました。
けれど、AI日報を実際に使ってもらうと、新しい困り事も見えてきました。
AIに慣れている人は、必要な内容を追加したり、表現を直したりしながら使えます。
一方で、AIに慣れていない人は、質問に一つ答えると、そのまま次へ進んでしまいます。
最後になって、
「ほかにもやったことがあった。」
と気づくこともありました。
そこで必要になったのは、さらに高性能なAIではありませんでした。
「ほかに行ったことはありますか。」
と、もう一度確認する仕組みでした。
つまり、困り事を見つけて仕組みを作り、使ってもらった結果から、また次の困り事を見つける。
その繰り返しだったのです。
会議の議事録を作るときも同じです。
文字起こしができれば終わりではありません。
長い会話の中から、
何が決まったのか。
誰が何をするのか。
まだ決まっていないことは何か。
次に確認することは何か。
それが分からなければ、文字起こしがあっても仕事には使えません。
私が欲しかったのは、文字ではなく、次の行動につながる整理された成果物でした。
だからAIに頼む内容も、
「要約してください。」
だけでは足りません。
決定事項を分ける。
未決事項を整理する。
担当者と期限を明確にする。
誰の判断に使う資料なのかを決める。
困り事が具体的になれば、AIへ頼むことも具体的になります。
反対に、困り事が曖昧なままでは、どれほど便利なAIを使っても、
「何となくきれいな文章ができた。」
で終わってしまいます。
AIを導入することが目的になると、
使ったか。
何回利用したか。
どんな機能を試したか。
ということに目が向きます。
けれど本当に確認したいのは、
以前より日報が書きやすくなったか。
必要な報告が届くようになったか。
会議後の行動が明確になったか。
人と向き合う時間が増えたか。
という変化です。
AIは、困り事を自動的に見つけてくれるわけではありません。
今、どこで仕事が止まっているのか。
何に時間を取られているのか。
誰が困っているのか。
本当はどうなればよいのか。
そこを考えるのは、人の役割です。
そして、困り事が見えたとき、AIはとても頼れる相手になります。
文章を整理する。
情報を分類する。
抜けている視点を示す。
繰り返し行う作業を助ける。
最初の案を短時間で作る。
AIが得意なことを使いながら、人は判断や対話に時間を使えます。
新しいAIが出るたびに、すべてを試す必要はないのだと思います。
まず、自分の仕事を見渡してみる。
何度も同じ作業をしているところはないか。
後回しになっている仕事はないか。
伝えたつもりなのに、伝わっていないことはないか。
自分で抱え込み、疲れていることはないか。
そこに、AIを使う入口があります。
AIから始めるのではなく、困り事から始める。
その順番を間違えなければ、AIは流行の道具ではなく、自分の仕事や組織を少しずつ良くする仕組みへ変わっていくのだと思います。
🌱 今日の気づき
大切なのは、AIで何ができるかを先に考えることではありません。
今、何に困っているのか。
本当はどうなればよいのか。
そこから考えることで、AIの使い道が見えてくるのだと思います。
今日も、AIとともに一歩前へ。🤖
