🧭 判断基準 #021　誰の判断に使うかで、成果物は変わる。

AIを使って、いろいろな資料を作るようになりました。

日報をまとめる。

面談記録を整理する。

複数の資料から、その人の成長を振り返る。

組織全体の状況を一覧にする。

最初の頃は、

「同じ情報を使うなら、きれいにまとめればいい。」

くらいに考えていたところがありました。

でも、実際に作って使ってみると、
それでは足りませんでした。

たとえば、
同じ日報や面談記録を材料にしても、

本人へ返す資料と、

管理する側が見る資料と、

組織全体を判断する人へ出す資料では、

必要なものが全然違います。

本人へ返すなら、

「今月どこが成長したのか。」

「次に何をやってみるのか。」

が分かる方がいい。

管理する側なら、

「前回から何が変わったのか。」

「まだ続いている課題は何か。」

「次にどこを支援するのか。」

が必要です。

さらに、組織全体を見る人なら、

一人ひとりの細かな出来事を全部並べるより、

「組織として何が前進したのか。」

「どこに共通する課題があるのか。」

「次に何を判断する必要があるのか。」

が見えた方が使いやすい。

同じ材料なのに、
作るべき成果物は違うんですよね。

あるとき、

資料を作りながら、

「誰がこれを見るんだっけ。」

と考え直したことがありました。

そこで初めて、

私は資料の中身を考える前に、

「誰の、何の判断に使うのか。」

を決めた方がいいのだと気づきました。

情報をたくさん入れれば、
良い資料になるわけではありません。

むしろ、

読む人に必要のない情報まで入れると、
大事なことが埋もれてしまいます。

反対に、
短くまとめすぎても、

その人が判断するために必要な情報まで消えてしまうことがあります。

だから今は、

「何を入れるか。」

より先に、

「この資料で、誰が何を決めるのか。」

を考えるようになりました。

本人が、
自分の成長を振り返るためなのか。

管理する人が、
次の支援を決めるためなのか。

組織を見ている人が、
優先順位を判断するためなのか。

そこが決まると、

必要な情報も、

見せる順番も、

文章の長さも、

自然と変わります。

AIを使うと、
たくさんの情報を整理することはできます。

きれいな文章にすることもできます。

でも、

「誰の判断に使うのか。」

までは、
こちらが決めなければなりません。

AIに何を作ってもらうかを考えるとき、

成果物の形から考えるのではなく、

その成果物を使う人の判断から考える。

今は、それを大切にしています。

🌱 この判断基準が生まれた背景

同じ日報や面談記録から、本人返却用、管理用、組織全体を見るための資料を作る中で、それぞれに必要な情報が違うことに気づきました。きれいにまとめることより先に、「誰が何を判断するために使うのか」を決めなければ、使える成果物にはならないと感じたことが、この基準のきっかけです。

🧭 今日の判断基準

成果物を作るときは、

「何を入れるか。」

より先に、

「誰が、何を判断するために使うのか。」

を決める。

使う人が違えば、

必要な情報も、
見せる順番も、
詳しさも変わる。

良い成果物とは、

情報が多いものでも、
きれいなものでもない。

使う人が、
次の判断をできるもの。

💡 この判断基準を使う場面

・AIに資料作成を頼むとき
・会議資料や報告書を作るとき
・同じ情報を複数の相手へ伝えるとき
・資料の情報量が多くなりすぎたとき
・「何を載せればいいか」と迷ったとき
・作った資料が実際の判断につながっているか確認するとき

今日も、一つの判断を未来へ。🧭